【コピペ例文あり】ゴルフコンペの案内状の書き方ガイド

ゴルフコンペを開催するにあたって、ゴルフ場を決めた次に行うのが案内状の作成です。
しかし、案内状に何を書いたらいいのか分からない人は多いです。

私はゴルフ歴2年で100切りして、5年で80切りを達成したアマチュアゴルファーです。
30名規模のゴルフコンペの運営経験から初めての幹事業務をサポートします。

そこでこの記事では、失礼にならないゴルフコンペの案内状の作り方を、必須項目だけではなく、例文・送付スケジュールまで幹事目線で徹底解説します。

失敗しない案内状を作成したい人はぜひこの記事を最後まで読んでください。

そのままコピペできるゴルフコンペ案内状テンプレート

案内状の文面は、送る相手によって変わります。社内の同僚に送る気軽な文面を取引先にそのまま送ると、失礼にあたることもあります。

次の表で自分に近いものを選び、下のテンプレートの【　】の部分を書き換えてお使いください。

送る相手	おすすめの送り方	文面の雰囲気
社内の同僚・上司	メール・社内チャット	ていねいだが堅すぎない
取引先・お客様	郵送（封書）	あらたまったビジネス文書
友人・ゴルフ仲間	LINE	短く、くだけた表現

社内コンペ向け｜メール用・カジュアル

社内向けは、ていねいさを保ちつつも堅すぎない文面のほうが、参加のハードルが下がります。件名に「ゴルフコンペ」と開催日を入れておくと、受け取った人があとからメールを探しやすくなります。

件名：【ご案内】第【○】回【社名】ゴルフコンペのお知らせ（【○月○日】開催）

各位

お疲れさまです。【部署名】の【氏名】です。

今年も恒例のゴルフコンペを下記のとおり開催します。
スコアに関係なく楽しめる競技方式にしますので、
初めての方や久しぶりの方も、ぜひお気軽にご参加ください。

■開催日：【○年○月○日（○）】
■ゴルフ場：【○○カントリークラブ】
　住所：【○○県○○市○○1-2-3】
　電話：【000-000-0000】
■集合時間：【7時30分】（スタート【8時15分】）
■競技方式：新ペリア方式
■参加費：【15,000円】
　（プレー費・昼食代・景品代を含みます）
■お支払い：当日受付にて現金でいただきます
■服装：襟付きシャツ着用（ジーンズ不可）
■表彰式：プレー後、クラブハウス内で行います

【出欠のご連絡】
【○月○日（○）】までに、このメールへの返信で
「参加」「不参加」をお知らせください。
クラブのレンタルが必要な方は、あわせてご記入ください。

ご不明な点は、下記までお気軽にお問い合わせください。

――――――――――
【部署名】【氏名】
内線：【0000】
メール：【xxxx@example.co.jp】
――――――――――

社内向けで意外と大事なのが「初めての方も歓迎」の一文です。ゴルフに自信がない人ほど「迷惑をかけるかも」と参加をためらうので、最初に安心させておくと参加者が増えます。

取引先・お客様向け｜郵送用・あらたまった文面

取引先やお客様をお招きする場合は、「拝啓」「敬具」と時候の挨拶を入れた、ビジネス文書の形式で作ります。

挨拶と開催のお知らせを本文に書き、日時や場所などの詳細は「記」から下に箇条書きでまとめるのが基本の形です。こうしておくと、受け取った方が必要な情報だけを目で追えます。

【○年○月○日】

お取引先各位

【株式会社○○○○】
【代表取締役　○○ ○○】

第【○】回【社名】ゴルフコンペ開催のご案内

拝啓　【初秋】の候、貴社ますますご清栄のことと
お慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、
厚く御礼申し上げます。

さて、日頃のご愛顧に感謝を込めまして、
本年も下記のとおりゴルフコンペを開催する運びと
なりました。
ご多用中まことに恐縮ではございますが、
皆様お誘い合わせのうえ、ご参加賜りますよう
お願い申し上げます。

敬具

記

一、開催日　　【○年○月○日（○）】
一、会場　　　【○○カントリークラブ】
　　　　　　　【○○県○○市○○1-2-3】
　　　　　　　電話【000-000-0000】
一、集合時間　【7時30分】（【8時15分】スタート）
一、競技方式　新ペリア方式
一、参加費　　【20,000円】
　　　　　　　（プレー費・昼食・表彰式・景品代を含む）
一、表彰式　　プレー終了後、クラブハウスにて
一、服装　　　襟付きシャツ・ジャケット着用

お手数ではございますが、同封のはがきにて
【○月○日（○）】までにご返信くださいますよう
お願い申し上げます。

以上

【お問い合わせ先】
【株式会社○○○○】【○○部】【氏名】
電話：【000-000-0000】
メール：【xxxx@example.co.jp】

Wordで清書するときは、日付と差出人を右寄せ、件名と「記」を中央寄せ、「敬具」「以上」を右寄せにすると、ビジネス文書として整った見た目になります。

時候の挨拶（例文の【初秋】の部分）は、送る月に合わせて変えます。月別の一覧は、このあとに紹介しています。

友人・仲間内向け｜LINE用・短文

ゴルフ仲間や友人同士なら、長い文章はかえって読まれません。必要な情報だけを短くまとめて送り、出欠はトークへの返信で集めるのがいちばん早いです。

【ゴルフコンペのお誘い⛳】

【○月○日（○）】にコンペやります！
初心者も大歓迎なので、気軽にどうぞ。

📍【○○カントリークラブ】（【○○市】）
⏰集合【7:30】／スタート【8:15】
💰【12,000円】（プレー・昼食・景品込み）
　→当日現金で集めます
👕襟付きシャツでお願いします
🍻終わったら近くで軽く打ち上げ予定

参加できる人は【○月○日】までに
このトークに「参加」と返信ください！
クラブを借りたい人も教えてね。

LINEは気軽に送れる反面、ほかのメッセージに流されて見落とされがちです。グループのノートやアナウンスに残しておくと、あとから見返しやすくなります。

Word・PDFで保存する

取引先向けの案内状を郵送する場合は、上の文面をWordに貼り付けて清書します。一度作っておけば、翌年からは日付と会場を書き換えるだけで使い回せます。

PDFにしておくと、相手のパソコンやスマートフォンの環境にかかわらず、レイアウトが崩れずに表示されます。メールに添付して送るならPDFがおすすめです。

案内状に必ず書く項目

案内状でいちばん大切なのは、読んだ人が幹事に質問しなくても当日を迎えられることです。次の10項目がそろっていれば、問い合わせはほとんど来ません。

記載項目の一覧

	項目	書く内容	書き方の例
1	開催日	年月日と曜日	【○年○月○日（日）】
2	ゴルフ場	名称・住所・電話番号	○○CC／○○市○○1-2-3
3	集合時間	集合時間とスタート時間	集合7:30／スタート8:15
4	競技方式	順位の決め方	新ペリア方式
5	参加費	金額と、その中に含まれるもの	15,000円（プレー費・昼食・景品代込み）
6	支払い方法	いつ・どうやって払うか	当日受付にて現金で
7	服装	ゴルフ場のドレスコード	襟付きシャツ・ジーンズ不可
8	表彰式・懇親会	有無・場所・時間	プレー後、クラブハウスにて
9	出欠の返信	返信方法と締め切り日	○月○日までにメールで返信
10	幹事の連絡先	氏名・電話・メール	総務部 ○○／内線0000

迷ったら、この表をそのままチェックリストとして使ってください。

ルール・景品についてはどこまで書く？

競技ルールや景品は、案内状では簡単に触れる程度で十分です。細かく書きすぎると案内状が長くなり、肝心の日時や締め切りが目に入りにくくなります。

項目	案内状に書くこと	書かなくてよいこと
競技ルール	競技方式の名前（例：新ペリア方式）	ハンディキャップの計算方法
組み合わせ	「組み合わせは後日お知らせします」	組み合わせ表そのもの
景品	「豪華景品あり」「ドラコン賞・ニアピン賞あり」など	景品の中身と金額の一覧

景品を何にするか迷ったらこちらの記事で詳しく解説しています。

【5ステップ】ゴルフコンペ案内状の書き方

テンプレートを使う場合も、どういう順番で作ればいいかを知っておくと、書き換えで迷わなくなります。

次の5ステップで作成できますので参考にしてください。

ステップ1｜開催日時・ゴルフ場・参加費などを決める

案内状を書き始める前に、中身を先に決めておきます。

決まっていない項目があると、あとから訂正の連絡を送ることになり、参加者を混乱させてしまいます。

最低限、次のことは案内状を書く前に決めておきましょう。

参加費をいくらにするか迷ったら、以下の記事で目安を解説しています。

ステップ2｜相手に合わせて案内方法を決める

次に、誰に、どの方法で送るかを決めます。送り方によって、文面の長さやていねいさが変わるからです。

基本の考え方は、社内はメール、取引先は郵送、友人はLINEです。
それぞれの違いは、このあとの「メール・郵送・LINEの使い分け」で詳しく比べています。

ステップ3｜挨拶文と開催目的を書く

本文の書き出しでは、挨拶となぜこのコンペを開くのかを伝えます。

「日頃の感謝を込めて」「親睦を深めるため」など、ひと言あるだけで、受け取った側も気持ちよく参加できます。

取引先向けの場合は、「拝啓」のあとに時候の挨拶を入れます。送る月に合わせて、次の表から選んでください。

送る月	時候の挨拶	やわらかい言い方
1月	新春の候	寒さ厳しき折
2月	立春の候	余寒なお厳しき折
3月	早春の候	日ごとに春めいてまいりました
4月	陽春の候	桜の便りが聞かれる頃となりました
5月	新緑の候	風薫るさわやかな季節となりました
6月	初夏の候	梅雨空が続いておりますが
7月	盛夏の候	本格的な夏を迎えましたが
8月	残暑の候	残暑厳しき折
9月	初秋の候	朝夕はしのぎやすくなってまいりました
10月	秋晴の候	さわやかな秋晴れが続いております
11月	晩秋の候	朝夕の冷え込みが感じられる頃となりました
12月	師走の候	年の瀬もいよいよ押し迫ってまいりました

「○○の候」はあらたまった言い方、右の列はやわらかい言い方です。取引先には「○○の候」、社内の上司などには右の列を使うと、ちょうどよい距離感になります。

• 1月：新春の候、皆様におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
• 2月：立春の候、暦の上では春とはいえ、まだ寒さ厳しき折ではございますが、皆様いかがお過ごしでしょうか。
• 3月：早春の候、日ごとに春めいてまいりましたが、皆様いかがお過ごしでしょうか。
• 4月：陽春の候、桜見物の好季節となりましたが、皆様お変わりございませんか。
• 5月：新緑の候、五月晴れの空に鯉のぼりが泳ぐ気持ちよい季節となりました。
• 6月：初夏の候、梅雨の晴れ間にのぞく青空がまぶしい季節となりましたが、皆様お変わりございませんか。
• 7月：盛夏の候、いよいよ夏本番を迎えましたが、皆様お元気でお過ごしでしょうか。
• 8月：残暑の候、立秋とは名ばかりの厳しい暑さが続いておりますが、皆様お元気でお過ごしでしょうか。
• 9月：初秋の候、朝夕はしのぎやすくなりましたが、皆様いかがお過ごしでしょうか。
• 10月：秋晴れの候、秋の色もようよう濃くなってまいりましたが、皆様お変わりございませんか。
• 11月：晩秋の候、日ごとに寒気加わる時節となりましたが、皆様いかがお過ごしでしょうか。
• 12月：師走の候、今年も残りわずかとなり、何かとご多忙の折とは存じますが、皆様にはご健勝のこととお慶び申し上げます。

ステップ4｜開催概要・出欠締め切り・返信方法を書く

本文のあとに、日時や場所などの詳細を箇条書きでまとめます。
前の章の10項目の表を見ながら、抜けがないように書いていきましょう。

特に大事なのが、出欠の締め切り日と返信方法です。

「○月○日までに」
「このメールへの返信で」

のように、いつまでに・どうやって返事をすればいいかを具体的に書きます。
ここがあいまいだと、返事がなかなか集まりません。

ステップ5｜誤字や日時を確認して送る

書き終えたら、送る前に必ず見直します。特に日付と曜日のずれ、ゴルフ場の電話番号の間違いは、あとから訂正すると参加者に迷惑がかかります。

次のチェックリストで確認してから送りましょう。

最後の【　】が残っていないかは見落としがちです。テンプレートを使ったときほど注意してください。

案内状を送るタイミングと送付方法

案内状を送る時期の目安

案内状は、開催日の2〜3か月前に送るのが目安です。

仲間内などであれば1ヶ月前でも大丈夫かもしれませんが、取引先は予定を調整してもらう時間が必要なので、3か月前には届くようにします。

開催までの流れは、おおむね次のとおりです。

時期	やること
3〜6か月前	ゴルフ場を予約する
2〜3か月前	案内状を送る
5週間前	出欠のリマインドを送る
4週間前	出欠を締め切り、ゴルフ場に人数を伝える
1週間前	組み合わせ表を送る
前日	天気と最終人数を確認する

人気のゴルフ場や週末の開催は予約が埋まりやすいので、日程が決まったら早めに押さえておきましょう。

メール・郵送・LINEの使い分け

送り方	向いている相手	よいところ	注意点
メール	社内・取引先の担当者	すぐ届く／返信を集めやすい	ほかのメールに埋もれやすい
郵送	取引先・目上の方	ていねいな印象になる	届くまで数日かかる／返信はがきの準備が必要
LINE	友人・ゴルフ仲間	気軽に送れて、読まれやすい	仕事関係の相手には不向き

取引先には郵送で案内状を送り、同じ内容をメールでも送っておくと、見落としを防げます。

出欠の締め切りはいつにする？

出欠の締め切りは、開催日の4週間前を目安にします。

理由は3つあります。

まずは、ゴルフ場のキャンセル料を避けるためです。
ゴルフ場によって違いますが、予約した組数を減らすと、一定の日数を過ぎてからはキャンセル料がかかることがあります。締め切りが遅いと、人数が確定する前にキャンセル料が発生してしまいます。

次に、景品を購入するためです。
景品は注文してからすぐに届かないことがあり、そもそも選ぶのにも時間がかかります。ここは余裕をもって準備したいです。

最後に組み合わせを考えるためです。
組み合わせに時間がかかる理由は、直前まで追加・キャンセルが発生するので、その都度組み直す必要があるからです。まずはたたき台を早めに作り、最終決定まで調整していくイメージです。

締め切りの数日前には「まだの方はお返事をお願いします」とひと声かけると、返事がぐっと集まりやすくなります。

出欠確認を楽にする方法

参加者が多いと、誰が参加で誰が不参加かを管理するだけでも大変です。

人数や相手に合わせて、次の方法を使い分けると楽になります。

Googleフォーム

社内・大人数向け。出欠を答えてもらうフォームを無料で作れます。

回答は自動で一覧表にまとまるので、集計の手間がかかりません。

「参加・不参加」「クラブのレンタル」「表彰式への参加」などを聞いておくと、そのまま当日の準備に使えます。案内メールにフォームのURLを貼って送りましょう。

返信はがき

取引先向け。

郵送で案内状を送る場合は、切手を貼った返信用のはがきを同封します。もしくはFAXで返信してもらう方法もあります。

「ご出席・ご欠席」を丸で囲んでもらう形にすると、相手の手間が少なくて済みます。

メールやLINE

10人程度までなら、メールやLINEへの返信で十分です。
返事が来たら、その都度メモや表に書き写しておくと、あとで数え間違えずに済みます。

人数が多ければ、イベント機能を使用すると参加者が一目瞭然です。
ただし、参加者名がLINEの名前になるので、本名は別で知っておく必要があります。

参加者が多いコンペの進め方は以下の記事も参考にしてください。

よくある質問

出欠の連絡が来ないときは

締め切りを過ぎても返事がない人には、個別に連絡しましょう。全体に「未返信の方はお願いします」と送るより、一人ひとりに直接聞くほうが確実に返事がもらえます。

返事がないのは、案内を見落としているだけのことがほとんどです。責めるような言い方は避けて、「念のための確認です」という形で連絡すると角が立ちません。

【氏名】さん

お疲れさまです。【氏名】です。
先日ご案内したゴルフコンペ（【○月○日】開催）の件で、
念のための確認です。

ご都合はいかがでしょうか。
お手数ですが、【○月○日】までにお返事いただけると助かります。

中止・延期になったときの連絡文例

悪天候などで中止や延期を決めたら、できるだけ早く、全員に同じ方法で連絡します。中止するかどうかはゴルフ場とも相談し、できれば前日のうちに連絡しましょう。当日の朝の連絡は、すでに家を出ている人がいるので避けたいところです。

参加費をすでに集めている場合は、返金の方法もあわせて伝えます。

件名：【中止のお知らせ】【○月○日】ゴルフコンペについて

参加予定の皆さま

お疲れさまです。幹事の【氏名】です。

【○月○日（○）】に予定していたゴルフコンペは、
【台風の接近により悪天候が見込まれる】ため、
中止とさせていただきます。

楽しみにしてくださっていた皆さまには
大変申し訳ございません。

お預かりしている参加費は、【○月○日】までに
【ご指定の口座へのお振り込み／手渡し】でお返しします。

延期の日程が決まりましたら、あらためてご案内いたします。
ご不明な点は、下記までご連絡ください。

【氏名】（電話：【000-0000-0000】）

参加費はいつ集めるのが正解か

社内や友人同士のコンペなら、当日の受付で現金で集めるのがいちばん手間がかかりません。

ただし、ドタキャンが心配な場合や、景品を先に買う必要がある場合は、事前に集める方法もあります。それぞれの特徴は次のとおりです。

集め方	よいところ	注意点
当日に現金で	手間が少ない／返金が発生しない	お釣りの用意が必要／ドタキャン分を幹事が負担しがち
事前に振り込み	ドタキャンが減る／当日の受付が楽になる	振込手数料をどちらが持つか決めておく／中止時は返金が必要

どちらにする場合も、案内状にいつ・どうやって払うかを必ず書いておきましょう。

まとめ

ゴルフコンペの案内状は、テンプレートを使えば一から考える必要はありません。大切なのは、読んだ人が幹事に質問しなくても当日を迎えられるかという視点です。

案内状を送ったら、次は組み合わせ表の作成です。

以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。

景品選びは以下の記事を参考にしてください。